BIENVENUE AU CHANNEL MANAGER D’AVANTIO

Tout d’abord, vous suivrez une formation VRMS, où vous apprendrez à utiliser notre système.
Au cours de ces sessions, vous ajouterez des informations sur vos propriétés, les prix de la période, les remises et les suppléments, et bien d’autres informations qui auront un impact sur la façon dont vos propriétés seront annoncées sur les différents portails.
Le Channel Manager est conçu pour rendre le processus de connexion rapide et facile, mais il vous permettra également d’augmenter vos revenus et d’assurer une grande visibilité sur de multiples plateformes.
Vous trouverez ici une série d’instructions et d’exigences à prendre en compte lors de la configuration de vos biens. Ces informations sont d’une importance vitale, afin que le processus de connexion se déroule le plus harmonieusement possible.

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PROCESSUS DE FORMATION

There are 3 stages of the Channel Manager training

1

Révision:

Ensemble, nous veillerons à ce que vos propriétés et les sections pertinentes du VRMS soient correctement configurées.

2

Activer les portails et les propriétés :

Une fois que vous serez prêt à vous connecter, nous activerons ensemble les portails et les propriétés que vous souhaitez attribuer à chaque plateforme.

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Révision :

Une fois connectés, nous effectuerons un suivi au cours des 15 prochains jours afin de résoudre tout doute éventuel et de confirmer que toutes les propriétés se synchronisent correctement.

ÉTAPES À SUIVRE AVANT D’ORGANISER UNE FORMATION

Mettre à jour votre calendrier de réservation

Dès que vous vous connectez aux portails, les disponibilités seront relevées dans votre calendrier VRMS. Par conséquent, pour éviter les overbookings, il est important que toutes vos futures réservations et périodes indisponibles soient mises à jour dans le calendrier avant de vous connecter.

Nous offrons un service supplémentaire pour importer vos réservations, moyennant un coût supplémentaire.

Pour plus d’informations, veuillez contacter votre responsable de compte Avantio.

Validation du domaine

Pour procéder à la connexion au Channel Manager, vous devez d’abord valider votre domaine. Vous pouvez le faire de deux façons :

  • Envoyez les instructions suivantes à votre gestionnaire de site web.
  • Transférez-nous la gestion de votre domaine et nous le validerons pour un coût supplémentaire.

    Si vous avez des questions, veuillez contacter votre formateur VRMS.

Contacter les portails

Contactez les portails auxquels vous souhaitez vous connecter. Dans de nombreux cas, vous devrez avoir signé un accord de partenariat avec le portail et ils devront savoir que vous vous connecterez par l’intermédiaire du Channel Manager d’Avantio.

Nous vous recommandons de contacter chaque portail dès que possible afin de vous assurer qu’ils sont prêts à recevoir vos biens une fois que vous aurez activé le Channel Manager.

Vous trouverez ici les coordonnées de chaque portail.

CONSULTEZ LES SECTIONS SUIVANTES DU VRMS

Nom de l'entreprise et détails de facturation

Remplissez le nom de la société et les détails de facturation, en veillant à inclure toutes les informations de contact (personne de contact, courriel de contact, code postal, numéro de téléphone…).

Cette section se trouve dans les paramètres VRMS > Société > Nom de la société et détails de facturation.

Alertes

Résoudre les alertes sur l’écran d’accueil du VRMS.

Tarifs et règles d'occupation

Veillez à ce que les tarifs et les règles d’occupation soient établis pour au moins 12 mois.

 

Nous recommandons que les dates de début et de fin des tarifs et des règles d’occupation correspondent.

Conditions de réservation

Définissez vos conditions de réservation pour toute l’année et indiquez le mode de paiement que vous acceptez (carte, virement bancaire ou carte de crédit.

Things to consider before connecting to the Channels

 

À NOTER AVANT DE SE CONNECTER AUX PORTAILS

Les paramètres de propriété sur le VRMS peuvent être différents selon le portail sur lequel vous êtes inscrit. De plus, le processus de connexion à partir du Channel Manager peut varier, en particulier pour Booking.com, VRBO, AirBnB et Expedia.

Cliquez sur l’un des portails ci-dessous pour voir une liste d’informations importantes à prendre en compte avant de vous connecter via le Channel Manager.

Booking.com

Si vous souhaitez vous connecter à Booking.com, rappelez-vous que: 

  • Tout d’abord, vous devrez contacter le portail pour l’informer que vous allez connecter vos propriétés via le Channel Manager d’Avantio et signer ainsi le contrat de collaboration. 
  • Vous devez disposer d’au moins 5 hébergements pour pouvoir créer un compte compatible avec l’API de contenu. 
  • Nous avons besoin de ces informations avant la connexion: 
  1. Identifiant d’entité légale: Il s’agit d’un numéro unique associé à votre compte. Vous devez en faire la demande auprès de votre Account Manager de Booking.com ou via votre extranet en envoyant un message. Introduisez: créez un compte professionnel compatible avec l’API de contenu ». Vous pouvez spécifier que ce processus s’effectue depuis le bureau local de Booking afin que le premier filtre ne récupère pas le message. 

Nous attirons votre attention sur ce point car c’est un ID que doit créer Booking pour votre agence. Ce n’est pas l’ID correspondant aux logements publiés sur Booking.com 

  1. Code de la politique d’annulation à choisir dans la liste que nous vous envoyons
  2. TVA qui s’applique aux tarifs sur la location
  3. Type de connexion: connexion totale ou partielle 
  • Si vous travaillez déjà avec Booking, manuellement ou avec un autre channel manager, vous devrez demander la connexion avec Avantio à partir de la section « Fournisseur de connectivité” de l’onglet « Compte » de votre extranet Booking.com. 
  • Au moment de synchroniser les remises et suppléments, Booking.com synchronise uniquement ceux étant exprimés en pourcentage (%) 
  • Vous ne devriez pas avoir de tarifs manuels générés depuis Booking.com. Tous les tarifs sont générés à partir d’Avantio grâce aux réductions et aux suppléments créés dans notre système. 
  • Seuls les extras obligatoires fournis par défaut dans notre système seront synchronisés. Tous les extras personnalisés ne sont pas compatibles. 
  • Selon votre emplacement, le numéro d’enregistrement touristique de la propriété sera obligatoire. 
  • Il existe une limite de tarifs que Booking.com peut collecter. Si vous travaillez avec de nombreux logements dans la même propriété ou si vous utilisez une grande variété de remises, de suppléments et de prix par personne supplémentaire, nous ne recommandons pas cette connexion.

Remarque: Les promotions de Booking.com sont toujours compatibles et peuvent continuer à être générées. 

Cas particulier pour les comptes en France: 

  • En raison de la législation française, toutes les agences résidant en France devront répondre à 3 questions dans la section « Dénomination sociale et informations de facturation ».

● Vous devrez également renseigner les informations suivantes dans la section « Gestion administrative » du fichier d’hébergement:

● Pour les entreprises résidant hors de France mais détenant des logements dans une région française, elles devront transmettre ces informations afin que nous puissions les insérer manuellement dans notre système.  

The guidelines above will ensure that you have everything prepared and your properties are well configured before the connection is made. You will find more information relating to the connection to Booking.com on our support page here (Channel Manager) and here (Channel PRO).

VRBO

Si vous souhaitez vous connecter à HomeAway, rappelez-vous que:

  • Tout d’abord, vous devrez contacter le portail pour l’informer que vous allez connecter vos propriétés via le Channel Manager d’Avantio et signer ainsi le contrat de collaboration.
  • Vous devez avoir au moins 5 logements pour vous connecter.
  • Vous devrez créer un document (Contrat de location) en PDF avec les conditions de location du touriste. Ce n’est pas le contrat entre vous et Homeaway. Vous pouvez voir un exemple de ce document à la fin de l’article “HomeAway – Conseils importants” de notre base de données de support.

Sans ce PDF, il vous sera impossible de compléter la connexion avec Homeaway.

  • Les descriptions faites dans le VRMS doivent être en mode manuel et comporter au moins 400 caractères.
  • Les titres de l’hébergement ou de la galerie, en fonction de ce que vous souhaitez afficher sur ce site, doivent être compris entre 20 et 100 caractères.
  • Vous devez avoir au moins 6 photos pour chaque hébergement.
  • Les caractéristiques des chambres, des lits et des salles de bains doivent être bien configurées. Dans le cas où la propriété a « 0 » chambres, assurez-vous que la typologie soit définie comme « Studio ».
  • La surface du logement doit être renseignée.
  • Les tarifs et les règles d’occupation doivent être définis pour un minimum d’un an. Il est important que la date de début et de fin des tarifs coïncident avec celle des règles d’occupation.
  • Avoir les conditions de réservation correctement configurées pour toute l’année.
  • Homeaway accepte uniquement les paiements par « virement bancaire » ou « Carte de crédit« .

VRBO a simplifié l’expérience de la procédure de mise en place avec son new self-service onboarding tool. Celui-ci vous permettra de connecter votre compte VRBO au Channel Manager d’Avantio et de vous assurer que vos annonces sont synchronisées et publiées aussi rapidement que possible.

Que vous soyez connecté à VRBO par le biais d’un autre Channel Manager ou que vous travailliez directement avec le portail, ou même si vous n’avez jamais publié vos logements sur VRBO, vous pouvez commencer le processus d’intégration ici.

 

Ces informations garantissent que tout est préparé et que vos propriétés sont correctement configurées avant que nous établissions la connexion. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la connexion VRBO sur notre page d’aide ici.

Airbnb

Si vous souhaitez vous connecter avec Airbnb, rappelez-vous que:

  • Vous ne pouvez attribuer des propriétés dans Avantio à des unités existantes dans votre compte Airbnb que tant que vous êtes l’hôte. Pour toute propriété que vous hébergez conjointement, de nouvelles propriétés devront être créées. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la multi-comptes ici.
  • Mapping de vos annonces depuis le channel manager: Vous pouvez réaliser le mapping de vos annonces existantes Airbnb avec les logements créés dans Avantio depuis le channel manager d’Avantio.
  • Messagerie instantanée: Il vous est possible de répondre aux messages reçus sur la plateforme d’Airbnb concernant une réservation, directement depuis Avantio.
  • Réservation instantanée: Dorénavant, vous avez la possibilité de choisir si vous voulez travailler en réservation instantanée ou non. Ce choix se fait depuis le channel manager d’Avantio.
  • Lors de la synchronisation des remises et des suppléments du VRMS, Airbnb acceptera uniquement les éléments suivants:

 

  • ○ Remises simples – exemple: 10% de réduction pour les réservations effectuées entre le 01/03 et le 31/03
  • Suppléments simples – exemple: supplément de 10% pour les réservations entre le 01/03 et le 31/03
  • ○ Réduction pour long séjour – exemple: 5% de réduction pour les réservations de plus de 6 nuits.
  • ○ Suppléments pour courts séjours – exemple: 10% de supplément pour les réservations de moins de 3 nuits.
  • ○ Le supplément par personne supplémentaire doit être configuré à partir du Channel Manager, car ils ne sont pas envoyés par le VRMS.
  • ○ Vous pouvez ajouter des remises hebdomadaires et mensuelles depuis le channel manager si vous n’activez pas l’option de synchronisation des remises et des suppléments depuis le VRMS.

 

    • Extras optionnels: Tous les services optionnels seront synchronisés et affichés avec le prix à la fin de la description.
  • Extras obligatoires: Le prix du « ménage de fin de séjour » et de la « caution” ne seront synchronisés que s’ils sont toujours appliqués et s’ils incluent un prix par réservation. Les autres extras obligatoires seront indiqués dans la description mais ne seront pas inclus dans le prix.
  • Airbnb dispose d’un processus supplémentaire concernant le numéro d’enregistrement de l’hébergement. Si ce numéro est requis, la propriété arrivera sur le portail avec un message d’erreur et un lien pour compléter les informations.

Airbnb dispose d’une règle de maison qui stipule que la propriété n’est pas adaptée aux enfants. Si vous souhaitez que cette règle n’apparaisse pas, vous devez sélectionner l’option « Idéal pour les familles » dans la section « Environnement et distance » du VRMS.

  • Vous devez remplir les conditions suivantes dans vos propriétés:
    • Au moins 7 photos avec une résolution minimale de 1024×683.
    • ○ Un minimum de 5 propriétés.
    • ○ La description doit comporter plus de 50 caractères.
    • ○ Le nom de la propriété ou de la galerie doit contenir au moins 8 caractères.
    • ○ La caution doit être supérieure à 88 €
    • ○ Les propriétés appartenant aux « régions rouges » ne peuvent pas apparaître sur Airbnb (contactez Airbnb pour plus d’informations sur ces zones). 

Ces informations garantissent que tout est préparé et que vos propriétés sont correctement configurées avant que nous établissions la connexion. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la connexion Airbnb sur notre page d’aide ici.

Expedia

Si vous voulez vous connecter avec Expedia, n’oubliez pas :

  • Avant d’activer la connexion avec Expedia, vous devez contacter le portail et l’informer que vous allez connecter vos propriétés depuis le gestionnaire de canaux d’Avantio. Ils vous enverront un formulaire et un contrat à signer et vous assigneront un responsable pour l’intégration.
  • Dès qu’Expedia est prêt à recevoir le premier envoi d’informations, elle nous contacte en copie et nous donne un numéro de compte et une liste des exigences minimales. En outre, nous aurons besoin de votre modèle d’entreprise (Expedia Collect ou Hotel Collect), qui indique quelle partie collecte la réservation. Expedia vous fournira ces informations lors de la création de votre compte.
  • La connexion à Expedia est complète, donc toute modification que vous apportez au VRMS qui est compatible sera mise à jour sur le portail.
  • Extra pour nettoyage final : si la date de facturation de ce supplément est fixée au jour de l’arrivée, il sera indiqué sur Expedia en tant que frais distincts dans l’annonce d’Expedia. En revanche, si la date de facturation est à un autre moment, elle apparaîtra sur Expedia comme un supplément, mais sans préciser à quoi se réfère cette facturation.

Ces informations garantissent que tout est préparé et que vos propriétés sont correctement configurées avant que nous établissions la connexion. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la connexion Expedia sur notre page d’aide ici.

SOUVENEZ-VOUS

Vous devez désactiver vos propriétés dans le Channel Manager avec lequel vous avez travaillé jusqu’à présent avant de pouvoir les connecter dans le Channel Manager d’Avantio.

PROTOCOLES ET ÉVALUATION

Ressources

Chez Avantio, nous comprenons que la formation continue est essentielle pour la croissance de votre entreprise. Nos pages d’aide vous fournissent toutes les informations nécessaires pour apprendre à utiliser nos différents modules et fonctionnalités du système.

Cela vous tient également informé des dernières nouvelles et des nouveaux développements que nous lançons. Vous pouvez accéder aux différentes pages d’aide directement à partir du logiciel en cliquant sur les liens.

Annulation

Y

Vous pouvez annuler une session de formation jusqu’à deux fois avec un préavis minimum de 24 heures. S’il y a 3 tentatives de réaliser la formation, celle-ci sera annulée et vous devrez la terminer de manière autonome.

Nous attachons une grande importance à la qualité du processus de formation, c’est pourquoi il est nécessaire que vous suiviez les étapes indiquées par votre formateur et que vous accomplissiez les tâches qui vous sont assignées entre les sessions.

Évaluation

Lorsque vous aurez terminé la formation, votre formateur tiendra compte des points suivants lors de l’évaluation de votre processus de formation :

Intérêt pour la formation

  • Intérêt pour la formation
  • Connaissance du logiciel
  • Interaction avec le formateur
  • Suivi du protocole
  • Délais de mise en œuvre et de connexion aux portails